Documentation utilisateur — v1.5 · mise à jour 22/05/2026
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Sommaire
  1. Présentation & rôles
  2. Connexion
  3. Profil Administrateur
    1. Synthèse des projets
    2. Vue détail projet
    3. Roadmap
    4. Par Ressource
    5. Par Client
    6. Par Typologie
    7. Qui est où ?
    8. Administration
  4. Profil Référent
  5. Profil Contributeur
  6. Profil Utilisateur
    1. Mon Planning
    2. Jalons & tâches personnels
    3. Feuille de temps
    4. Mes Projets
    5. Roadmap
    6. Qui est où ?
  7. Fonctions communes
  8. Synchronisation Outlook — guide dédié avec captures d'écran
  9. Projet CRM — proposition : contacts, discussions & besoins clients

🔭 Présentation & rôles

Astrolabe est un outil de gestion de projets et de suivi du temps. Il permet de piloter les projets, d'affecter des ressources, de suivre la consommation de jours et les jalons, et de gérer les plannings individuels.

🔑
Administrateur
Admin
  • Accès complet à toutes les vues
  • Création et gestion de tous les projets
  • Gestion des ressources, clients, phases, typologies, types d'absence
  • Visualisation de toutes les saisies de temps
  • Export des données
Référent
Référent
  • Utilisateur nommé référent d'un ou plusieurs projets
  • Peut créer et modifier tâches, jalons et affectations sur ses projets référentés
  • Gère l'équipe du projet (ajout / retrait de membres, rôles)
  • Peut clôturer une tâche pour toute l'équipe
  • Badge Référent visible sur ses cartes projet
✍️
Contributeur
Contributeur
  • Membre d'un projet avec un rôle renforcé, défini dans la section Équipe du projet
  • Peut créer ses propres tâches (auto-assignées à lui) et ne modifier que celles-ci
  • Peut créer et gérer les jalons du projet
  • Ne peut pas modifier le projet ni affecter d'autres ressources
👤
Utilisateur
Utilisateur
  • Accès à ses projets affectés uniquement
  • Saisie de ses temps et absences
  • Vue de son planning personnel
  • Vue Roadmap globale en lecture seule
  • Vue Qui est où ? pour visualiser les absences de l'équipe

Connexion

  • Accéder à l'application via le navigateur sur le port configuré.
  • Saisir son adresse e-mail et son mot de passe.
  • En cas d'échec répété (10 tentatives/min), l'accès est temporairement bloqué (protection anti-bruteforce).
  • L'administrateur peut basculer entre le mode Admin et Perso via le toggle en bas de la barre latérale pour accéder aux fonctions d'édition.
  • Bouton de déconnexion disponible en bas de la barre latérale.

🔑 Profil Administrateur

L'administrateur dispose de toutes les vues dans la barre latérale. Le toggle Admin / Perso (en bas de la barre latérale) active les fonctions de création et modification.

📋 Synthèse des projets

Vue d'ensemble de tous les projets
  • Filtres : par client (multi-sélection) et par statut (multi-sélection).
  • Recherche : barre de recherche temps réel par nom de projet ou nom de client.
  • Totaux client : lorsqu'un seul client est filtré, un bandeau affiche les totaux vendus / réalisés / RAF en jours et en euros.
  • Cartes projet : affichent la jauge de consommation, le statut, le client, les jours vendus, le taux journalier, le RAF, le prochain jalon et les échanges récents.
  • Indicateur de santé : chaque carte affiche un signal coloré — vert (OK), orange (budget tendu >90% ou jalon à moins de 7 jours), rouge (budget dépassé ou jalon en retard).
  • Statuts possibles :
    • En cours — projet actif
    • Terminé — projet livré
    • En pause — activité suspendue
    • Annulé — projet abandonné
    • Prospection — avant-vente / projet potentiel
  • Export Excel : bouton en haut à droite, exporte tous les projets en fichier .xlsx avec mise en forme, totaux et données financières.
  • En mode Admin : bouton Nouveau projet disponible.

📄 Vue détail projet

  • Accessible en cliquant sur une carte projet.
  • Édition inline (admin uniquement) : nom, dates, statut, client, jours vendus (entier), taux journalier (2 décimales), référent.
  • Règle automatique : si les dates d'une tâche correspondent aux anciennes dates du projet, elles sont mises à jour automatiquement lors de la modification des dates projet.
  • Frise temporelle avec jalons (losanges, tooltip au survol), trait rouge = aujourd'hui.
  • Jauge de consommation : 4 segments — Réalisé, RAF, Reste à affecter, Dépassement — avec un marqueur pour les jours vendus.
  • Sections : ÉquipeTâchesJalonsQuoi de neuf.
  • Section Équipe (admin et référent) : liste des membres du projet avec leur rôle (Membre, Contributeur ou Référent). Bouton Ajouter un membre, sélecteur pour changer le rôle, bouton pour retirer un membre. Seuls les membres de l'équipe sont proposés lors de l'affectation aux tâches.
  • Tableau des tâches triable : colonnes cliquables (nom, phase, typologie, dates, jours, statut…). Totaux Estimé, Consommé et RAF affichés dans les entêtes. Une description optionnelle peut être saisie sur chaque tâche (affichée en infobulle au survol du nom, ici et dans Mon Planning).
  • Clôture d'une tâche (admin et référent) : bouton ✅ sur la ligne pour clôturer la tâche pour toute l'équipe — elle est alors verrouillée (plus aucune saisie de temps possible) et marquée terminée pour tous ; bouton ↺ pour la rouvrir. Les tâches clôturées apparaissent grisées / barrées.
  • Une tâche sans aucune ressource affectée affiche un badge ⚠ pas d'affectation.
  • Jalons : losanges avec badge d'urgence (vert / orange à moins de 7j / rouge si dépassé). Barre de progression affichant le nombre de tâches liées terminées. Checkbox de validation pour marquer un jalon comme atteint (admin et référent).
  • Affectation des ressources : modal avec liste de cases à cocher (limitée aux membres de l'équipe du projet).
  • Bouton ⏱ sur chaque tâche pour ouvrir directement la saisie de temps.
  • Tâches Interne : comptent dans le consommé mais n'apparaissent pas dans Mon Planning ni dans le RAF.
  • Export Excel (admin uniquement) : fichier .xlsx avec deux feuilles — Synthèse et Tâches.

🗓 Roadmap

  • Vue frise temporelle de tous les projets sur une fenêtre de 6 mois glissants.
  • Navigation mois par mois avec les flèches ← → ; bouton Auj. pour revenir à aujourd'hui.
  • Barres colorées par statut : En cours   Terminé   En pause   Annulé   Prospection.
  • Jalons ◆ positionnés sur les barres ; tooltip : nom + date. Jalons dépassés mis en évidence en rouge.
  • Trait rouge vertical = date d'aujourd'hui.
  • Survol du nom de projet : tooltip avec client, jours vendus, consommé, RAF et statut.
  • Icône 💬 à côté du nom : nombre d'échanges, clic pour ouvrir les échanges du projet.
  • Filtre par statut : dropdown multi-sélection.
  • Filtre par client : dropdown multi-sélection pour n'afficher que les projets de certains clients.
  • Filtre par projet : dropdown multi-sélection pour n'afficher que certains projets. La sélection est mémorisée par utilisateur.

👥 Par Ressource

  • Tableau de toutes les ressources avec leurs indicateurs : projets actifs, tâches assignées, tâches en retard, RAF total.
  • Panneau dépliable : cliquer sur une ligne pour voir le détail des tâches actives groupées par projet (consommé par tâche, RAF, statut, échéance) et le résumé des absences de la période.
  • Gestion des absences (admin) : bouton + Absence sur chaque ligne pour saisir une absence au nom de la ressource. Le panneau déplié liste l'historique détaillé des absences avec boutons modifier / supprimer (le panneau reste ouvert après l'action).
  • Bouton Voir l'historique complet → pour accéder à la vue complète de la ressource.
  • Les tâches de type Interne ne sont pas affichées dans ce panneau.
  • Export CSV : bouton en haut à droite pour exporter toutes les ressources.

📊 Historique ressource

  • Vue complète accessible depuis le panneau dépliable de la vue Par Ressource.
  • Statistiques : total heures, total jours, nombre de saisies.
  • Quatre sections indépendantes, chacune repliable via son titre cliquable :
    • Absences : récapitulatif par type sur la période du 1er mai N au 1er juin N+1.
    • Temps saisi par projet : tableau Projet / Jours consommés, trié alphabétiquement.
    • Toutes les saisies : tableau triable (date, projet, tâche, heures, jours, RAF saisi). Boutons modifier / supprimer (admin ou ressource elle-même).
    • Tâches affectées sans saisie : liste des tâches assignées où aucun temps n'a encore été saisi. Bouton ⏱ pour ouvrir la saisie directement (admin).

🏢 Par Client

  • Une carte par client, affichant le nombre de projets et les métriques agrégées : jours vendus, consommé, RAF — en jours et en euros.
  • Cliquer sur un client pour déplier les projets associés avec leurs indicateurs individuels.

🏷 Par Typologie

  • Analyse de la consommation de temps regroupée par typologie de tâche.
  • Permet d'identifier la répartition des efforts par type d'activité.

📍 Qui est où ?

  • Vue mensuelle des absences de toute l'équipe sur une frise partagée.
  • Navigation mois par mois ; bouton Aujourd'hui pour revenir au mois courant.
  • Une ligne par ressource (triées alphabétiquement) avec les bandes d'absence positionnées sur la frise.
  • Rendu visuel selon le comportement du type d'absence :
    • Compte dans les heures (Congés, Maladie…) : fond coloré plein.
    • Informatif uniquement (Télétravail, Déplacement…) : motif rayé diagonal.
    • Demi-journées : indiquées visuellement par un motif rayé sur la moitié de la journée.
  • Tooltip au survol d'une bande : type, note, dates.
  • Filtre par type d'absence : dropdown multi-sélection pour n'afficher que certains types.

⚙️ Administration

  • Réglages : configurer l'unité de saisie des temps — jours (pas de 0.25j, max 3j) ou heures (pas de 0.5h, max 24h). Ce réglage s'applique à toute l'application.
  • Ressources : créer, modifier, supprimer des utilisateurs. Définir leur rôle (admin / utilisateur). Paramétrer un taux journalier propre à la ressource (€/j).
  • Clients : gérer le référentiel clients.
  • Phases : gérer les phases de projet (ex : Conception, Développement, Recette…).
  • Typologies : gérer les types de tâches (ex : Réunion, Développement, Gestion de projet…).
  • Types d'absence : créer, modifier et supprimer les types d'absence personnalisés. Pour chaque type, définir :
    • Un nom (ex : Congés, RTT, Télétravail, Maladie…)
    • Une couleur (color picker)
    • Un comportement : Compte dans les heures travaillées (déduit de la capacité journalière, comptabilisé dans les totaux) ou Informatif uniquement (visible sur les frises mais non comptabilisé).
La suppression d'un client, d'une phase ou d'une typologie est bloquée si l'entité est utilisée par un projet ou une tâche existante.

Profil Référent

Le rôle de référent est attribué projet par projet par l'administrateur (champ Référent dans le détail projet). Un utilisateur peut être référent de plusieurs projets.

Le référent voit ses projets dans les mêmes vues que les utilisateurs standards, avec en plus les droits de gestion sur ses projets référentés.

Ce que le référent peut faire sur ses projets référentés

  • Créer, modifier et supprimer des tâches.
  • Créer, modifier et supprimer des jalons, et les marquer comme validés.
  • Gérer l'équipe du projet (section Équipe) : ajouter / retirer des membres et définir leur rôle (Membre, Contributeur, Référent).
  • Créer des affectations de ressources sur les tâches (parmi les membres de l'équipe).
  • Clôturer / rouvrir une tâche pour toute l'équipe (verrouillage de la saisie de temps).
  • Dans les modales de création, seuls les projets pour lesquels il est référent apparaissent dans la liste déroulante.

Ce que le référent ne peut pas faire

  • Modifier les informations du projet (dates, client, budget, statut).
  • Gérer les ressources, clients, phases, typologies ou types d'absence.
  • Voir les données des autres ressources (vue Par Ressource non disponible).
  • Accéder à la vue Administration.

Identification visuelle

  • Sur les cartes projet : badge Référent affiché à côté du nom du projet.
Action (sur un projet)AdminRéférentContributeurMembre / Utilisateur
Créer une tâche✓ *
Modifier / supprimer une tâche✓ **
Créer / modifier / valider / supprimer un jalon
Affecter une ressource à une tâche
Gérer l'équipe du projet
Clôturer / rouvrir une tâche (pour l'équipe)
Se désengager d'une tâche (« terminé pour moi »)✓ ***
Modifier le projet
Export Excel
Gérer les réglages / référentiels
Saisir ses temps
Gérer ses absences
* Les tâches créées par un contributeur lui sont automatiquement affectées.   ** Le contributeur ne peut modifier / supprimer que les tâches sur lesquelles il est affecté.   *** Réservé aux ressources affectées à la tâche.

✍️ Profil Contributeur

Le contributeur est un membre du projet doté de droits renforcés, à mi-chemin entre le simple membre (lecture seule + saisie de son temps) et le référent. Son rôle est défini projet par projet dans la section Équipe du détail projet, par l'administrateur ou le référent.

Un même utilisateur peut être contributeur sur certains projets, simple membre sur d'autres, et référent sur d'autres encore. Les droits s'évaluent toujours par projet.

Ce que le contributeur peut faire sur ses projets

  • Créer ses propres tâches : toute tâche qu'il crée lui est automatiquement affectée.
  • Modifier et supprimer uniquement les tâches sur lesquelles il est affecté.
  • Créer, modifier, valider et supprimer les jalons du projet.
  • Saisir son temps, gérer ses absences et son planning personnel, comme tout utilisateur.
  • Consulter la section Équipe du projet (en lecture seule).

Ce que le contributeur ne peut pas faire

  • Modifier les informations du projet (dates, client, budget, statut).
  • Gérer l'équipe du projet (ajout / retrait de membres, changement de rôle).
  • Affecter d'autres ressources aux tâches, ni créer une tâche pour quelqu'un d'autre.
  • Clôturer une tâche pour toute l'équipe (réservé à l'admin et au référent).
  • Modifier ou supprimer les tâches des autres.

👤 Profil Utilisateur

L'utilisateur accède à ses vues personnelles depuis la barre latérale : Mon Planning, Feuille de temps, Mes Projets, Roadmap et Qui est où ?

📅 Mon Planning

Vue mensuelle personnelle
  • Cartes statistiques : tâches prioritaires, dont en retard, RAF total, échéances cette semaine, absences planifiées.
  • Frise temporelle : affiche le mois courant avec navigation ← → et bouton Auj.
  • Absences : bandes colorées sur la frise selon le type. Les types Compte dans les heures apparaissent en fond plein, les types Informatifs en rayé diagonal. Cliquer sur une bande pour modifier l'absence.
  • Jalons projet : losanges colorés, tooltip au survol (nom, date, projet). Uniquement les jalons des projets sur lesquels l'utilisateur a des tâches affectées.
  • Jalons personnels : losanges turquoise, activables via le toggle dans la section Jalons personnels. Visibles uniquement par soi-même.
  • Drapeaux ▼ : dates d'échéance des tâches positionnées sur la frise, tooltip au survol.
  • Liste des tâches : triées par priorité manuelle (boutons ▲▼, ordre sauvegardé côté serveur). Tâches en retard en rouge, urgentes en orange.
  • Terminé pour moi : cliquer sur le badge de statut d'une tâche pour la marquer comme terminée pour soi seul (désengagement individuel) — elle disparaît de son planning mais reste active pour les autres ressources affectées. Le RAF de la tâche n'est pas modifié. Un nouveau clic permet de la réactiver pour soi.
  • Description de tâche : si une description a été saisie, elle apparaît en infobulle au survol du nom de la tâche.
  • Pense-bête : bouton 📝 sur chaque tâche pour saisir une note personnelle privée.
  • Les tâches internes n'apparaissent pas dans cette vue.
  • Filtre ressource (admin uniquement) : dropdown pour consulter le planning d'une autre personne.

🗒 Jalons & tâches personnels

Pense-bête organisationnel — données privées

Ces deux sections apparaissent en bas de Mon Planning, uniquement pour la personne connectée. Elles sont invisibles pour les autres utilisateurs et pour les admins consultant le planning d'une autre ressource.

  • Jalons personnels : créer des jalons avec nom et date cible. Toggle Afficher sur la frise pour les faire apparaître comme losanges turquoise. Boutons modifier / supprimer.
  • Tâches personnelles : créer des tâches organisationnelles avec nom et dates optionnelles. Case à cocher pour marquer comme Fait (ligne barrée). Boutons modifier / supprimer.
  • Aucun lien avec les projets ni les ressources — purement organisationnel.

⏱ Feuille de temps

Saisie hebdomadaire des temps
  • Navigation semaine par semaine ; bouton Aujourd'hui pour revenir à la semaine courante.
  • Tableau avec une ligne par tâche affectée et une colonne par jour (lun–ven). La colonne du jour courant est mise en surbrillance.
  • Les tâches sont réparties en trois sections : En cours, Terminées pour moi (tâches dont je me suis désengagé) et 🔒 Clôturées (tâches verrouillées par l'admin ou le référent — la saisie de temps y est impossible).
  • Cliquer sur une cellule pour ouvrir un popover de saisie avec le champ temps et un champ RAF optionnel. Valider avec Entrée, annuler avec Échap. Tab passe au champ RAF puis à la cellule suivante.
  • L'unité de saisie (jours ou heures) dépend du réglage global défini par l'administrateur.
  • Bouton + Ajouter une tâche pour ajouter manuellement une ligne depuis les projets disponibles.
  • Ligne Absences en haut du tableau : affiche les absences de la semaine par jour, cliquables pour modifier. Bouton ✕ pour supprimer.
  • Bouton + Absence pour saisir une absence avec type, dates de début et fin, et précision demi-journée (matin ou après-midi).
  • Les totaux journaliers, le total par tâche et le total hebdomadaire sont calculés automatiquement.
  • Les absences de type Compte dans les heures sont comptabilisées à raison de 8h par jour (ou 4h pour une demi-journée) dans les totaux colonnes et dans le total de la ligne Absences.
  • Filtre par projet : dropdown (dans l'en-tête du tableau) pour n'afficher que les tâches d'un projet donné. Les totaux de la journée tiennent toujours compte de toutes les tâches, y compris celles masquées par le filtre, pour refléter la charge réelle.
  • Filtre ressource (admin uniquement) : dropdown pour consulter ou modifier la feuille d'une autre personne.

📋 Mes Projets

  • Affiche uniquement les projets sur lesquels l'utilisateur est affecté ou référent.
  • Filtre par client (multi-sélection) et par statut (multi-sélection).
  • Cliquer sur une carte pour accéder au détail du projet (lecture seule pour un utilisateur non référent).
  • Badge Référent sur les projets pour lesquels l'utilisateur est référent.

🗓 Roadmap

  • Vue globale en lecture seule de l'activité de l'ensemble des projets de l'organisation.
  • Permet de visualiser les jalons à venir sur tous les projets, même ceux auxquels l'utilisateur n'est pas affecté.
  • Mêmes fonctionnalités de navigation et de filtrage que la roadmap admin, sans possibilité de modification.

📍 Qui est où ?

  • Vue mensuelle partagée des absences de toute l'équipe — accessible à tous les utilisateurs.
  • Permet de savoir rapidement qui est présent, en congés ou en télétravail sur un mois donné.
  • Navigation mois par mois et filtre par type d'absence.
  • Mêmes informations que la vue admin, en lecture seule.

🔧 Fonctions communes

💬 Échanges projet

  • Chaque projet dispose d'un fil d'échanges accessible via l'icône 💬 (sur les cartes projet et dans la roadmap).
  • L'administrateur peut configurer la visibilité par projet : Tous (tout utilisateur authentifié peut lire et écrire) ou Affectés uniquement (seuls les utilisateurs affectés au projet y accèdent).
  • Envoi rapide avec la touche Entrée.
  • L'administrateur (ou l'auteur du message) peut supprimer un commentaire.
  • Le dernier message et son âge relatif sont affichés directement sur la carte projet.

📝 Pense-bête personnel

  • Disponible sur chaque tâche dans la vue Mon Planning.
  • Notes privées : visibles uniquement par l'utilisateur qui les a saisies.
  • Le bouton 📝 change d'apparence lorsqu'une note existe.
  • Pour supprimer une note, vider le contenu et enregistrer.

🏖 Absences

  • Les types d'absence sont entièrement paramétrables par l'administrateur (nom, couleur, comportement). Exemples courants : Congés, RTT, Télétravail, Maladie, Déplacement…
  • Chaque type a un comportement :
    • Compte dans les heures travaillées : déduit de la capacité journalière, comptabilisé dans les totaux de la feuille de temps (8h/jour, 4h pour une demi-journée).
    • Informatif uniquement : visible sur les frises et dans la vue Qui est où ?, mais non comptabilisé dans les heures.
  • Saisie depuis la feuille de temps (bouton + Absence) ou depuis Mon Planning (bouton dédié).
  • Chaque absence peut préciser une demi-journée de début (matin / après-midi) et de fin (matin / après-midi).
  • Les absences apparaissent comme bandes colorées sur la frise de Mon Planning et dans la vue Qui est où ?
  • En feuille de temps, les absences sont affichées dans la ligne dédiée en haut du tableau (cliquable pour modifier, bouton ✕ pour supprimer).
  • Le récapitulatif des absences par type (période 1er mai N → 1er juin N+1) est visible dans la vue Par Ressource et dans l'historique de chaque ressource.

📌 Tâches internes

  • Une tâche peut être marquée Interne (ex : Réunion interne, Formation…).
  • Le temps saisi sur une tâche interne est comptabilisé dans le temps consommé du projet.
  • Les tâches internes n'apparaissent pas dans : Mon Planning, le panneau Par Ressource, ni dans le calcul du RAF.

📊 Indicateurs de suivi

  • Jours vendus : budget initial du projet en jours.
  • Consommé : total des saisies de temps validées sur toutes les tâches du projet.
  • RAF (Reste À Faire) : si un RAF manuel a été saisi sur une tâche (via le popover de la feuille de temps), il est utilisé ; sinon, le RAF est calculé automatiquement (estimé − consommé, minimum 0). Les tâches internes sont exclues du calcul.
  • Total estimé : Consommé + RAF.
  • Jauge de consommation : 4 segments visuels — Réalisé (bleu), RAF (jaune), Reste à affecter (vert), Dépassement (rouge). Un marqueur indique la position des jours vendus.
  • Santé projet : vert (dans les temps), orange (budget tendu >90% ou jalon à moins de 7 jours), rouge (budget dépassé ou jalon en retard).
  • Statut d'une tâche :
    • Terminée — tous les assignés se sont désengagés (« terminé pour moi »), ou la tâche a été clôturée pour l'équipe par l'admin / le référent
    • En retard — date de fin dépassée, ou RAF insuffisant au regard du temps restant
    • Urgent — échéance dans moins de 7 jours
    • En cours — aujourd'hui entre les dates de début et de fin
    • À venir — date de début dans le futur
    • Non planifié — pas de date de fin